Что такое программы для планирования дня, времени, задач и целей?
Программы для планирования — это специальные приложения, которые помогают организовывать время должным образом. В таких приложениях можно хранить список всех задач, которые необходимо выполнить. Программа отсортирует их по важности и/или дате выполнения, что поможет правильно распределить ресурсы и уложиться в сроки.
Также приложения присылают уведомления о дедлайнах, что поможет не забыть о сроках сдачи какого-либо проекта. В планировщиках можно увидеть статистику или отчет о выполненных заданиях, в некоторых даже отследить потраченное на них время.
Все это позволяет проанализировать свой распорядок дня, а при надобности полностью изменить или откорректировать его. Подобные приложения очень полезны для людей, которые много работают и имеют много обязанностей, а также для компаний, которым нужно следить за большим количеством процессов и сотрудников.
Отказ от ответственности:
Эта статья содержит партнерские ссылки, за которые я могу получить небольшую комиссию. Однако это всего лишь инструменты, которые я рекомендую на своем сайте. Полное раскрытие информации о партнерах вы можете прочитать в политике конфиденциальности.
Важные советы по составлению идеального плана, чтобы все успеть
Кажется, мы знаем об идеальном плане уже всё. Не совсем. Есть несколько важных деталей, которые помогут сделать всё еще качественнее и продуктивнее:
- Составляйте план дня накануне вечером или утром. Это самое оптимальное время, когда идеи еще актуальны и при возможности коррективы будет внести проще.
- Не забывайте отмечать каждое выполненное дело галочкой или маркером, а также подвести итоги.
- Каждый вечер анализируйте прошедший день, что вызвало сложности, почему не получилось сделать одно дело и почему другое не вызвало таких проблем.
- Не забывайте разделять важные задачи от неважных, срочные от несрочных. Это можно делать специальными обозначениями прямо в ежедневнике.
- Распределяйте дела на неделю равномерно.
- Если одну из задач не получилось сделать, не переживайте. Перенесите ее на другой удобный для вас день.
Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?”
В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Перейти к оглавлению
Основные критерии, которые нужно учитывать при выборе планера
- Цена. Представленные ниже программы для планирования находятся в разных ценовых категориях, некоторые вообще бесплатны. Нужно подбирать органайзер в соответствии с собственным бюджетом и понимать, оправдана ли будет та или иная покупка.
- Платформа. Не каждое приложение поддерживается определенной платформой или оперативной системой. Следует проверить этот пункт перед установкой.
- Функционал. Необходимо выявить свои требования к приложению и искать то, которое будет соответствовать всем необходимым критериям.
- Интерфейс. Этот пункт не так сильно влияет на использование программы, но тоже очень важен. Оформление приложения для распорядка дня всегда должно быть удобным и приятным пользователю.
- Недостатки. Обязательно нужно обратить внимание на недостатки данных планировщиков времени. Они могут быть незначительными, а могут и сильно помешать комфортному использованию.
Основные преимущества еженедельного планирования:
- больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
- экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя
Перейти к оглавлению
Еженедельный план работ
- Как составлять план?
- Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
- Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
- Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
- Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
- ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
- если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.
Перейти к оглавлению
Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение
Перейти к оглавлению
Преимущества ежедневного плана для компании
- Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
- Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
- Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
- Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
Перейти к оглавлению
Преимущества ежедневного плана для сотрудника
- Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
- Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
- Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).
Перейти к оглавлению
Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
- Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.
Перейти к оглавлению
